日程調整メールの例文5選｜失礼にならない候補日の出し方と往復を減らすコツ

日程調整メールはなぜ重要なのか

顧客との日程調整が上手くいかずメールのラリーが続いたりすると、せっかく生まれた商談の機会を逃してしまうことがあります。

特に資料送付後や問い合わせ後は、相手の関心が高まっているタイミングです。この段階で日程調整がスムーズに進めば、商談化まで自然につながります。
一方で、メールの文面が曖昧だったり、候補日の出し方が分かりにくかったりすると、相手に余計な負担をかけてしまい、やり取りが止まりやすくなります。
つまり日程調整メールは、予定を合わせるための事務連絡ではなく、商談を前に進めるための大切な工程であると言えます。

日程調整メールで大切なのは、失礼なく書くことだけではありません。相手が返しやすく、次の一歩を取りやすい形にすることが重要です。この記事では、営業の日程調整メールで使いやすい例文とあわせて、候補日の出し方や往復を減らす工夫まで整理していきます。

日程調整に至る前段階の、資料送付後のフォローメールの書き方やタイミングについては、近日公開予定の「営業フォローメールの例文集｜資料送付後に商談を止めない連絡方法」の記事も参考にしてみてください。

日程調整メールを書くときの基本

日程調整メールでは、まず 「何のための連絡か」 がすぐ伝わることが大切です。
前置きが長すぎると、相手は用件をつかみにくくなります。最初に日程調整をお願いしたい旨を明確に書き、そのうえで必要な情報を続ける形が基本です。

次に意識したいのが、相手が返しやすい形にすることです。
「ご都合のよい日時を教えてください」だけだと、相手に負担をかけやすくなります。営業メールでは、こちらから候補日を複数提示し、相手が選ぶだけで済む形にした方がスムーズです。

また、日時の書き方も重要です。
日付と曜日、時間をそろえて書き、ひと目で分かる形にしておくと、やり取りのミスを減らしやすくなります。候補日が多すぎると逆に選びづらくなるため、まずは2〜3案程度に絞るのが現実的です。

さらに、文面は丁寧であっても長すぎないことが大切です。
日程調整メールは、相手がすぐ判断して返信できることが重要なので、要点を絞った方が機能しやすくなります。

つまり、日程調整メールの基本は、

• 用件を先に書く
• 候補日は複数提示する
• 日時は見やすくそろえる
• 相手が返しやすい形にする

この4点に集約できます。

日程調整メールの例文【シーン別】

日程調整メールは、相手との関係性や状況によって書き方が少し変わります。
ここでは、営業の現場で使いやすい代表的な場面ごとに、例文を紹介します。

1. 初回の日程調整メール

初めて日程調整を依頼するメールでは、何のための打ち合わせかがひと目で伝わることが大切です。

件名例

• お打ち合わせ日程のご相談
• ご面談日程のご調整について

例文

〇〇株式会社
△△様

お世話になっております。〇〇株式会社の□□です。
先日はご連絡ありがとうございました。

ぜひ一度、弊社サービスについてご説明の機会をいただければと思い、ご連絡しました。
よろしければ、日程調整をお願いできますでしょうか。
ご都合のよい日時をいくつかお知らせいただけますと幸いです。

どうぞよろしくお願いいたします。

ポイント

初回メールでは、用件を先に明確にすることが重要です。

長い前置きよりも、「何のための日程調整なのか」がすぐ伝わる方が相手も返しやすくなります。

2. 候補日を提示するメール

日程調整メールでは、相手に丸投げせず、こちらから候補日を出す方がスムーズに進みやすくなります。

件名例

• お打ち合わせ候補日のご連絡
• ご都合のよい日時をお選びください

例文

〇〇株式会社
△△様

お世話になっております。〇〇株式会社の□□です。
お打ち合わせの日程につきまして、下記候補をご共有します。
ご都合のよい日時がありましたら、ご返信いただけますと幸いです。

・〇月〇日（火）10:00〜11:00
・〇月〇日（水）14:00〜15:00
・〇月〇日（金）16:00〜17:00

上記で難しい場合は、別候補をいただけましたら調整いたします。

よろしくお願いいたします。

ポイント

候補日は2〜3案ほど提示し、相手が選ぶだけで済む形にすると往復を減らしやすくなります。
また、日時表記は見やすく揃えて書くことも大切です。

3. 相手から候補日をもらったあとの返信

相手が候補日を提示してくれた場合は、確定か再調整かをはっきり返すことが重要です。

件名例

• ご提示いただいた日程について
• お打ち合わせ日時の件、ありがとうございます

例文

〇〇株式会社
△△様

お世話になっております。〇〇株式会社の□□です。
日程候補をご共有いただき、ありがとうございます。
それでは、〇月〇日（火）14:00〜にてお願いできますでしょうか。

当日はオンラインにて実施予定です。
詳細はあらためてご案内いたします。

どうぞよろしくお願いいたします。

ポイント

ここで曖昧な返事をすると、やり取りが増えやすくなります。
対応可能かどうか、確定なのか確認段階なのかを明確に書くことが大切です。

4. 日程再調整をお願いするメール

日程の再調整が必要になることもあります。
この場合は、お詫びと代替案をセットで伝えるのが基本です。

件名例

• 日程再調整のお願い
• お打ち合わせ日程変更のお願い

例文

〇〇株式会社
△△様

お世話になっております。〇〇株式会社の□□です。
大変恐縮ですが、先日ご相談しておりましたお打ち合わせ日時につきまして、
こちらの都合により再調整をお願いしたく、ご連絡しました。
誠に申し訳ありませんが、下記の候補日で再度ご調整いただくことは可能でしょうか。

• 〇月〇日（木）13:00〜14:00
• 〇月〇日（金）10:00〜11:00
• 〇月〇日（月）15:00〜16:00

ご迷惑をおかけしますが、ご都合のよい日時がありましたらお知らせください。

何卒よろしくお願いいたします。

ポイント

再調整メールでは、理由を長く説明しすぎる必要はありません。簡潔にお詫びし、すぐに代替候補を出す方が実務的です。

5. 日程確定のメール

日程が決まったら、最後に必要事項を明確にした確定メールを送ります。

件名例

• お打ち合わせ日程確定のご連絡
• ご面談日時確定のお知らせ

例文

〇〇株式会社
△△様

お世話になっております。〇〇株式会社の□□です。
それでは、下記日時にてお打ち合わせを確定させていただきます。

日時：〇月〇日（火）14:00〜15:00
方法：オンライン（Zoom）
URL：〇〇〇〇

当日はどうぞよろしくお願いいたします。

ポイント

確定メールでは、日時・実施方法・URLなどを明確に書くことが重要です。短くてもよいので、当日に必要な情報がひと目で分かる形にしておくと安心です。

日程調整メールで失礼になりやすいNG例

日程調整メールは、内容そのものはシンプルでも、書き方によって相手に与える印象が大きく変わります。特に営業の場面では、ちょっとした配慮不足が「雑な対応」に見えてしまうこともあります。

まず避けたいのは、相手に判断を丸投げする書き方です。
たとえば「ご都合のよい日時をお知らせください」だけで終わってしまうと、相手に日程整理の負担をかけやすくなります。日程調整をスムーズに進めたいなら、こちらから候補日を複数提示する方が親切です。

次に注意したいのが、日時表記の曖昧さです。
日付だけを書いて時間が抜けていたり、曜日がなかったりすると、確認の手間が増えます。「〇月〇日（火）14:00〜15:00」のように、相手がひと目で判断できる形にそろえることが大切です。

また、前置きが長すぎるメールも避けたいところです。
日程調整メールは、相手がすぐ要件を把握できることが重要です。丁寧さを意識しすぎて本題が後ろに回ると、かえって読みにくくなります。

さらに、候補日が少なすぎる場合も、結果的に往復を増やしやすくなります。
1案だけだと合わなかったときにやり直しになり、2案でも不足することがあります。まずは3案程度を出しておく方が現実的です。

つまり、日程調整メールで失礼になりやすいのは、

• 相手に丸投げしている
• 日時表記が見づらい
• 本題に入るまでが長い
• 候補日が少なすぎる

といったケースです。
日程調整メールでは、丁寧さと同じくらい、相手が迷わず返せることが重要だと考えた方がうまくいきます。

往復を減らすための日程調整のコツ

日程調整メールでは、失礼のない書き方だけでなく、やり取りをできるだけ少ない回数で完了させることも重要です。
往復が増えると、それだけ相手の負担も増えます。また、営業側にとっても、日程調整に時間がかかるほど商談化までのスピードが落ちやすくなります。
まず意識したいのは、相手が選びやすい形で候補日を提示することです。候補日は、単に複数出せばよいわけではありません。

たとえば、

• 日程が1日に偏りすぎていないか
• 午前・午後など時間帯に幅があるか
• 相手が選びやすい数に絞られているか

といった点も大切です。

また、候補日の書き方も工夫できます。
日時を箇条書きで整理し、相手がそのまま「〇番でお願いします」と返しやすい形にしておくと、やり取りはかなりスムーズになります。

さらに、日程調整の往復を減らすには、メール本文の中で必要な情報を先回りして伝えることも有効です。
たとえば、

• 打ち合わせ時間の目安
• オンラインか対面か
• オンラインの場合の使用ツール

などが見えていると、相手も判断しやすくなります。

こういった工夫をしても、営業の現場では、候補日の調整や再調整が重なることで、メールのやり取り自体が負担になりやすいこともあります。

そうした場合は、日程調整をメールだけで完結させようとしないことも大切です。
たとえば、相手が選びやすい日程調整の仕組みを用意しておけば、往復を減らしながら確定まで進めやすくなります。
日程調整の負担を減らす一つの方法として、『RICOHビジネスクラウド：アポ取り』のような日程調整ツールを活用する方法もあります。
『アポ取り』上で候補日を選んで、日程調整したい顧客にメール送信。候補日から顧客が日時を選択すると、Googleカレンダーに自動で反映されます。サイトやLPに設置したフォームからの、インバウンドでの商談日程の調整も可能。しかも、初期費用0円、アポ獲得10件/月までなら無料で使い続けることができます。
候補日のやり取りを効率化し、営業が本来向き合うべき商談準備や提案に時間を使いやすくなる点は大きなメリットです。

日程調整メールは、書き方だけで解決できる問題ではありません。相手が返しやすい形に整えつつ、必要に応じて仕組みも使う。その両方を意識することで、やり取りの負担はかなり減らしやすくなります。

日程調整は「商談を確定させる工程」

日程調整メールは、予定を合わせるための事務連絡のように見えます。しかし営業の流れの中で見ると、その役割はそれだけではありません。
せっかく関心を持ってもらえても、日程調整のやり取りが煩雑だったり、返信しづらかったりすると、商談化の流れそのものが止まりやすくなります。
逆に、相手が迷わず返せる形で候補日が提示され、必要な情報も整理されていれば、日程調整は単なる連絡ではなく、商談を前に進める工程として機能します。
その意味で、日程調整は「予定を決める作業」ではなく、相手の意思を確定させるためのプロセスだと考えた方がいいでしょう。

メールの書き方を整えることも大切です。
ただ、それと同じくらい、相手が次の一歩を取りやすい形をつくることが重要です。

日程調整のやり取りをもっと効率よく進めたい場合は、ツールを活用して仕組み化する方法もあります。
日程調整そのものの効率化や、日程調整ツールの選び方・比較については、こちらの記事で詳しく紹介しています。