営業担当者の中には、アポイントの日程調整が煩わしいと感じている方も多いのではないでしょうか。

日程調整ツールを導入しようと思っても、サービスの種類は多く自社の営業活動にマッチしたツールを見つけづらいということもあるかと思います。

そこで本記事では、営業活動で使える無料の日程調整ツールを15種類紹介します。選び方のポイントや便利な機能についても解説します。

日程調整ツールを導入することで、営業担当者の手間が省けるため業務効率化につながり、営業活動に専念できるようになるでしょう。

営業活動にマッチした日程調整ツールをお探しの方は「RICOHビジネスクラウド 営業DX」についてもぜひご確認ください。案件ごとに適切な担当者を自動でアサインすることが可能な日程調整機能を備えた次世代の営業支援ツールです。

営業活動で使える無料の日程調整ツールを5つ紹介します。

• Googleカレンダー

• Timerex

• eeasy

• Hubpot

• RICOHビジネスクラウド 営業DX

それぞれの日程調整ツールに関する特徴を詳しく解説します。

Googleカレンダーは個人・法人問わず幅広く使われている無料の日程調整ツールです。Googleカレンダーの主な特徴は以下のとおりです。

• Web・スマホで操作できる

• さまざまなGoogleサービスと連携できる

• 複数カレンダーが作成できる

カレンダーを他者と共有しあうことで自由にミーティングの日程などを抑えることができます。

また、カレンダーを共有していない相手との日程調整の際は予約スケジュール機能を利用できます。予約スケジュール機能は、日程調整リンクを発行することができる機能です。

リンクを発行する側はスケジュール名や会議時間を設定し、日程調整したい相手にリンクを送ります。リンクを共有された側はGoogleカレンダー上の空いている日時からミーティング日程を予約することができます。

Timerexは、GoogleカレンダーやMicrosoft Outlookと連携して利用できる日程調整ツールです。Timerexの主な特徴は以下のとおりです。

• 外部ツールとの連携ができる

• 3つのプランから自社に合ったものを選択できる

• ISO27001を取得している

GoogleカレンダーやMicrosoft Outlookと連携して日程候補を自動でリストアップし、相手が日程を選択すると自動的にカレンダーに予定が登録されます。

また、国際標準規格であるISO27001を取得しており、暗号化通信や稼働状況の常時監視、脆弱性検査などを実施しています。

eeasyは、相手にURLを送るだけで、日程調整を完了させられるツールです。eeasyの主な特徴は以下のとおりです。

• 多数の特許を取得している

• 調整機能は2つでわかりやすい

• 会議室の日程調整もできる

eeasyは、パターン化した日程調整とカスタム型の調整という2つの機能だけなので、操作が簡単である点が特徴です。また、日程調整と同時に会議室の予約もできるため、複数ツールを操作する必要がなく、業務の時間短縮につながります。

HubSpotは、顧客管理やマーケティング、営業などを効率化するツールのことです。HubSpotの日程調整ツール（ミーティングツール）の特徴は以下のとおりです。

• GoogleカレンダーやMicrosoft Outlookと連携できる

• 日程調整が完了すると関係者のカレンダーに自動登録される

• HubSpotシリーズと連携できる

HubSpotは、Marketing HubやSales Hub、Service Hubといった他のサービスと連携できる点が大きな特徴です。他のツールと連携することで、日程調整だけではなく、マーケティングや営業活動、カスタマーサービスなどが自動化できます。

HubSpotは、日程調整を含めて営業活動全体を効率化したいと考えている方に、おすすめの日程調整ツールです。

RICOHビジネスクラウド 営業DXは、営業業務を効率化するDX促進ツールです。RICOHビジネスクラウド 営業DXの主な特徴は以下のとおりです。

• 個人は無料で使える

• 予約内容に合わせて適切な人をアサインできる

• GoogleカレンダーやMicrosoft Outlookと連携できる

企業やチームで利用する場合は有料ですが、アポを予約してきた相手や要件内容に合わせて適切な人材をアサインする機能があります。

例えば、技術的な説明が必要であれば営業+技術営業、担当が決まっている企業には担当者、特定の営業チームのアサインが必要であれば当該営業チームから任意でアサインするといった対応が可能です。

営業活動で使う日程調整ツールを選ぶ際に見るべきポイントは以下の4つです。

• 使いやすさ

• デバイス間の互換性

• カレンダーの統合機能

• セキュリティ

それぞれの選ぶポイントについて詳しく解説します。

営業担当者はやるべき業務が多く忙しいため、直感的に操作できて誰でも使いこなせるようなシンプルなインターフェースのツールを選ぶことをおすすめします。

例えば、日時を選択するだけ、表示される日程を見て◯×を入力するだけ、といった簡単な作業で日程調整が完了するツールなどがあります。

仮に複数人でのミーティング日程を合わせたい場合は、投票型の日程調整機能を使うと良いでしょう。相手は各日程に◯×を入力するだけでよく、調整する側は投票結果を見て全員が参加できる日時を一目で確認できます。

また、自分の日程候補を相手の画面に表示させ選択してもらう方法であれば、1対1での日程調整をしたい場合に有効的です。

利用目的に合わせて、使いやすい日程調整ツールを選択しましょう。

外出先で顧客と連絡を取り合う機会が多い営業担当者にとって、パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットでもスムーズに日程調整ができるかは重要です。

Web・スマホともに対応しているツールが多いですが、スマホからの操作になると使いにくいケースも考えられます。

対応デバイスの確認だけではなく、Web・スマホの両方で使いやすいかも合わせて確認しておくことをおすすめします。

GoogleカレンダーやOutlookなど、普段使っているカレンダーと連携することで、複数のスケジュールを一元管理できます。

営業担当者は商談だけではなく、資料作成や提案書作成といった細かい予定が入りやすいため、他のカレンダーと同期できれば入力作業の手間が省けます。

また、日程調整が完了次第、顧客へ自動的に会議URLが送られるツールと連携できると、メール送信や返信の手間を省くことも可能です。

営業活動の日程調整では顧客情報が多く含まれるため、セキュリティ面も確認しておく必要があります。

具体的には、以下のようなセキュリティ対策について、各サービスに明記されているか確認しましょう。

• 通信の暗号化

• ログイン認証

• 稼働状況の常時監視

• 定期的な脆弱性検査

• バックアップ／復旧

また、アクセス権限を細かく設定できると、データ漏えいのリスクを最小限に抑えられるでしょう。

セキュリティ対策については、各ツールの公式サイトで明記されているケースが多いです。

あると便利な日程調整ツールの機能について紹介します。

• 自動スケジュール調整

• リマインダー機能

• カレンダー共有機能

• 顧客管理（CRM）との連携

それぞれの機能について詳しく解説します。

自動スケジュール調整は、相手に複数の候補日を提示して希望の日程を選択してもらうことで、自動的に日程調整できる機能です。

メールや電話による日程調整の手間を省けるため、効率的にスケジュールを調整・管理できます。

また、日程調整が完了すると、自動的にWeb会議のURLが送信される機能が搭載されているツールもあり、スケジュール調整に関わる業務を時短・効率化できます。

リマインダー機能は、予定が近くなると日程を自動でリマインドする機能です。日程の連絡だけではなく、確認事項や共有事項を自動でメール送信できるツールもあります。

営業担当者が個別でメールを送信する手間が省けるため、営業活動の効率化や確認漏れを防ぐことにつながります。

カレンダー共有機能は、チーム全体でカレンダーを共有し、他のメンバーの予定を確認できる機能です。

チーム内で日程を確認し合う時間が不要になり、空いた時間は営業活動に必要な提案書の作成や戦略を練る時間に当てられます。

また、チーム全体で予定を把握できるため、プロジェクトの進行状況も確認しやすくなります。

日程調整ツールの中には、CRMシステムと連携させることで、顧客情報を収集できる機能が搭載されているケースもあります。

日程調整と同時に顧客情報が自動的にCRMに登録されるため、営業担当者が別で入力作業を行う必要がなくなります。

日程と顧客情報の入力を一元化することで、入力漏れや入力内容の相違を防げる点も、CRMと日程調整ツールを連携させるメリットです。

日程調整ツールは、営業担当者の負担を軽減するために有効なツールの1つです。

本記事でも紹介したように、無料で使える日程調整ツールも多いため、自社の目的や使い方に合ったツールを選ぶことが重要です。

また、顧客管理（CRM）や営業支援ツールと連携できるサービスもあり、営業活動全体を効率化できます。

日程調整の自動化は営業活動の中でも手軽に実現できる部分です。自社に合った

日程調整機能だけではなく、フォーム設置、顧客フォローの自動化、提案書の作成・管理、CRM連携といった営業活動を効率化する機能を備えております。

RICOHビジネスクラウド 営業DX