「煩雑な業務に追われ、効率的な営業活動ができていない」

「顧客への営業活動の時間を十分に確保できていない」

営業部門で働く方の中には、このような悩みを抱えている方もいるでしょう。

そこで本記事では、営業効率化を阻む弊害や具体的な改善手順、有効なツールまで詳しく解説します。

最後まで読めば、営業効率化の進め方がわかり、営業チームの生産性が向上し、安定した成果を出すことにつながるでしょう。

また、営業を効率化して収益性を高めたいと考えている方は、営業生産性を飛躍的に高める「RICOHビジネスクラウド 営業DX」も併せてご確認ください。

営業業務を改善し効率化する重要性に関しては、以下の3つが挙げられます。

• 顧客への営業活動の時間が増える

• 営業のリードタイムを短縮できる

• 顧客満足度の向上につながる

それぞれの重要性について詳しく解説します。

営業業務を効率化することの大きなメリットとして、顧客への営業活動の時間が増えることが挙げられます。煩雑な業務や非効率な業務を効率化することで、限られた営業リソースをより効果的に使うことが可能です。

見込み顧客に対するフォローアップや商談などの顧客とのコミュニケーションが増えることで、営業の質が向上することにもつながります。

営業業務を効率化することは、リードタイムの短縮にもつながります。営業のリードタイムを短縮することができれば、同じ期間でより多くの受注を得ることができ、売上向上が可能です。

営業のリードタイムを短縮するためには、営業プロセスの実行を自動化したり、営業担当者の適切な行動をサポートするようなテクノロジーを導入することが有効です。そうすることで、見込み顧客を商談・受注にスムーズに導く仕組みを構築することができます。

営業担当者の業務効率がアップすると顧客とのコミュニケーション量が増えるため、顧客のニーズをより深く理解し適切な提案ができるようになります。

また、迅速な対応や的確な情報提供が可能になるため、顧客との信頼関係が強化されます。顧客満足度の向上は、リピート購入や紹介などによる新規顧客開拓にもつながるので、結果的に企業のさらなる収益性向上が期待できます。

営業効率化を阻む弊害には、主に以下の4つがあります。

• 書類作成や会議に時間を取られている

• 移動時間や商談に時間をかけすぎている

• 顧客管理やコミュニケーションが属人化している

それぞれの弊害について詳しく解説します。

多くの日本企業では、報告書や提案書の作成、社内会議への参加などに営業担当者の時間を取られ、営業活動にあてる時間が少ない点はマッキンゼー&カンパニーのレポートでも指摘されています。

参照：マッキンゼー&カンパニー『日本の営業生産性はなぜ低いのか』2021

顧客への営業時間を確保するためには、提案書や見積書の作成の定型化・自動化、会議の効率化などから取り組むとよいでしょう。また、営業プロセスの中でテクノロジーが代替できる部分に関して自動化を進め、営業担当者が顧客対応に専念できる環境を整えることも有効です。

顧客訪問時の移動や顧客との商談に時間をかけすぎると、営業活動の時間が減ってしまいます。

オンライン会議ツールを活用することで移動時間を削減すれば、効率的な商談が可能になります。また、商談の前準備を明文化・定型化してしておくことで、商談の準備時間や商談時間の短縮につながります。

顧客管理やコミュニケーションが属人化していると、「今どの顧客に何をするのがベストなのか？」を都度考える必要が生じ、営業活動が非効率になってしまいます。

上記のような非効率性を避けるためには、以下の点を組織として定義し、迷わず実行できる環境を用意する必要があります。

• どんな状態のお客様に何を伝える必要があるのか？

• どのような優先順位で顧客対応をしていけばよいのか？

逆にそういったことができていないと「CRMシステム上に大量の顧客情報があるが、誰に何をすればいいかわからない」「有望な見込み顧客の探索に時間が取られる」といった非効率な作業に終始しかねません。

効果的な営業効率化のために、以下の7つのステップを順に実施していくことが重要です。

• 営業業務を棚卸しする

• 業務を分類する

• 営業フローを標準化する

• 提案書を適切に管理する

• 営業DXツールを導入する

それぞれのステップについて詳しく解説します。

営業効率化を目指す際には、まず現状の業務内容を把握することが重要です。

まず、営業担当者の日々の業務を細かく洗い出し、それぞれの業務にかかる時間を記録することにより、時間の使い方や業務の偏りなどの課題が明確になります。

具体的には、以下のような項目を記録すると良いでしょう。

• 顧客訪問や商談にかける時間

• 書類作成の時間

• 移動時間

• 社内会議の時間

• メールや電話対応の時間

現状を理解することで、改善が必要な部分や効率化できる業務はどれかを把握できます。

棚卸しによって把握した業務を、「なくすべき業務」「自動化すべき業務」「人がやるべき業務」の3つに分類します。

例えば以下のようにそれぞれの業務を分類できます。

⭐️チェックお願いします！

https://docs.google.com/document/d/1dg_9Q8wUM3hKwb4KnjlGL2Zl1iFXyCEIxKdkHXq4DcE/edit?tab=t.0

各業務を3つに分類することで優先順位が明確になり、効率化の方向性が見えてきます。不要な業務はなくし自動化できる業務はテクノロジーを活用することで、営業担当者は顧客との商談に集中できます。

営業フローを標準化することで、担当者に依存することなく、効率的な営業活動が可能になります。

標準化されたフローでは、初回商談から成約までの各段階で行うべき行動や、使用するツール、提出する書類などを明確に決めましょう。

例えば、以下のフローを標準化することが可能です。

• 見込み客の発掘方法

• 初回アプローチの仕方

• 提案書の作成手順

• フォローアップの頻度・タイミング

標準化したフローは実際に営業活動で活用しながら、柔軟に調整していくことも重要です。営業フローを標準化できれば、営業担当者ごとの手法のばらつきを減らし、チーム全体のパフォーマンスを底上げできます。また、新人営業担当者の育成がしやすくなる点もメリットです。

営業フローを標準化することで、担当者に依存することなく、効率的な営業活動が可能になります。

標準化されたフローでは、初回商談から成約までの各段階で行うべき行動や、使用するツール、提出する書類などを明確に決めましょう。

例えば、以下のフローを標準化することが可能です。

• 見込み客の発掘方法

• 初回アプローチの仕方

• 提案書の作成手順

• フォローアップの頻度・タイミング

標準化したフローは実際に営業活動で活用しながら、柔軟に調整していくことも重要です。営業フローを標準化できれば、営業担当者ごとの手法のばらつきを減らし、チーム全体のパフォーマンスを底上げできます。また、新人営業担当者の育成がしやすくなる点もメリットです。

営業担当者が提案書の作成や過去の類似事例の検索に多くの時間を費やしていると、営業効率が低下するので、提案書を適切に管理することが重要です。

例えば、業界別や製品別に提案書のテンプレートを用意し、過去の成功事例をデータベース化します。また、クラウドストレージを活用して、チーム全体で提案書を共有・活用できる環境を整えることも有効です。

営業活動で効率化できる点について明確になってきたら、営業DX（デジタルトランスフォーメーション）ツールの導入を検討しましょう。

営業DXツールの導入によって、情報共有や業務の自動化が促進できます。

営業DXツールについて詳しく知りたい方は「営業DXツールの種類と機能 | 定番ツールから最新トレンドまで完全網羅」をご確認ください。

RICOHビジネスクラウド 営業DXは、幅広い営業業務をAIで自動化し、営業生産性向上を実現できます。

• 顧客のフォローアップ

• 今優先すべき案件の自動提案

• AIによる提案書の自動作成

• アポイントの日程調整

詳細については、プロダクトページをご確認ください。

「RICOHビジネスクラウド 営業DX」のプロダクトページを見る

営業効率化を実現するためのツールとして、以下の5つを紹介します。

• 日程調整ツール

• チャットツール

• オンライン会議ツール

• セールスエンゲージメントプラットフォーム（SEP）

それぞれのツールについて、詳しく解説します。

日程調整ツールは、商談やミーティングの設定を効率化できるツールです。

従来、日程調整には多くの時間と手間がかかっていましたが、ツールを使用することで日程調整を自動化できるうえ、ダブルブッキングも防止できます。

例えば、営業担当者が空き時間をあらかじめ登録しておき、顧客がその中から都合の良い日時を選択するだけで商談日程が決まります。日程調整を自動化することで、メールのやり取りや電話での調整にかかる時間を削減可能です。

チャットツールは、社内外のコミュニケーションをスムーズにするために便利なツールです。

リアルタイムでメッセージをやり取りできるため、メールよりもスピーディーな情報共有が可能です。グループチャット機能を使えば、チーム全体での情報共有もしやすくなります。

一方でチャットの通知音は集中力を阻害するという面もあるため、運用ルールを明確にしておく必要があります。

オンライン会議ツールを活用することで、移動時間の削減が可能になります。

対面での商談や会議が難しい場合でも、オンライン会議ツールを使うことで顧客の顔を見ながらコミュニケーションが取れます。また、画面共有機能を使って資料を表示しながら、商品やサービスの説明をすることも可能です。

オンライン会議ツールの導入によって移動にかかるコストや時間を削減し、より多くの顧客に対応できるようになります。また、録画機能を活用することで、商談内容を後で振り返ることもできます。

ただし、直接訪問した方が信頼関係の醸成に繋がり、成約率が高くなるケースもあると思いますので、使い分けは必要となります。

SEPは、営業活動を自動化し効率化するためのツールです。単一のUIで様々なコミュニケーションチャネルを一元管理でき、顧客のフォローアップ自動化、優先すべき案件の自動提案など、営業活動の実行をサポートしてくれる機能を備えています。

例えば、顧客からの返信の有無に応じて適切なタイミングでメールを送信したり、商談の進捗に応じて次のアクションを自動的に提案したりしてくれます。SEPを活用することで、営業1人あたりが対応できる案件数が増やせるうえ、営業担当者は顧客対応に集中できるようになります。

これまでは海外製や国産の高価なツールしかないという難点がありましたが、「RICOHビジネスクラウド 営業DX」は無料で利用を開始できます。SEPを活用して営業生産性を高めることに関心がある方はぜひお試しください。

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営業を適切に効率化できれば、売上や顧客満足度の向上につながります。営業効率化を実現するためには以下の5つについて検討を進めましょう。

1. 営業業務を棚卸しする

2. 業務を分類する

3. 営業フローを標準化する

4. 提案書を適切に管理する

5. 営業DXツールを導入する

上記のステップを着実に実施することで営業活動の生産性が向上し、結果として企業の収益性向上につながります。

営業の効率化を考えている方は、株式会社リコーが提供する「RICOHビジネスクラウド営業DX」をぜひお試しください。

問い合わせフォームの自動作成、提案書や見積の自動作成、顧客フォローの自動化といった広範な業務をテクノロジーで代替することができます。

以下のプロダクトページも併せてご参考にしてください。