営業を効率化するための優先順位化と思考法

「また日程調整のメールだけで一日が終わった…」
「資料の修正依頼や社内確認でバタバタしてばっかりで」
「明日の商談準備、何もできていないよ…」

営業の現場でこんな声を耳にすること、少なくないですよね。
数字の目標に追われながらも、気がつけば本来注力すべき“提案活動”ではなく、
調整や雑務に時間を奪われている。そんな経験を持つ人も多いでしょう。

営業にとって貴重なリソースである「時間」。
それを奪う「時間泥棒」の正体は、実は特別なものではありません。
日程調整、会議設定、メール対応、社内資料のアップデート…。
どれも一つひとつは小さいけれど、積み重なると大きな負担になります。

問題は、それらのタスクが「成果にどれだけ直結しているのか」を
考える余裕もないまま、日々を過ごしてしまうことにあります。

では、どうすれば優先順位をつけられるのでしょうか。
ポイントは「成果との直結度（Impact）」と
「期限の切迫度（Urgency）」を見極めることです。

「このタスクは、成果（売上・受注・顧客との信頼構築）にどれだけ影響するか？」

判断のヒント

• 直接的に数字につながる？
  → 新規アポ獲得、商談準備、クロージングなどは高Impact
• 顧客の意思決定を左右する？
  → 提案資料のストーリー設計、顧客ヒアリングは高Impact
• やらなくても誰も困らない？
  → 書式の微修正や社内資料の体裁直しは低Impact

「このタスクは、どれくらい早くやらないとリスクや機会損失があるか？」

判断のヒント

• 期限が迫っている？
  → 明日の商談準備、顧客への返信は高Urgency
• 遅れると信頼を失う？
  → クレーム対応、トラブル連絡は高Urgency
• 後回しにしても特に影響がない？
  → 月次レポートのデザイン整え、資料の再フォーマットは低Urgency

実際の仕分けのイメージとしては、こんな感じ。

• 高Impact × 高Urgency：真っ先に取り組む
  　例 「明日の商談に向けた提案資料づくり」
• 高Impact × 低Urgency：スケジュールに組み込む
  　例 「長期的に効く顧客インタビューの設計」
• 低Impact × 高Urgency：削るか、誰かに任せる
  　例 「社内会議の日程調整メール」
• 低Impact × 低Urgency：思い切ってやめる
  　例 「資料のフォント揃え」

これは、第34代アメリカ合衆国大統領アイゼンハワーの言葉に由来する
「アイゼンハワーマトリクス」として知られるタスク管理手法のアレンジ版。
「緊急かどうか」ではなく「成果に直結するかどうか」という
シンプルな基準で判断するための思考法です。

営業が抱える「低Impact × 高Urgency」の代表例が、アポの日程調整です。
顧客に候補日を送り、すべてNGで返ってくる。
カレンダーとにらめっこして別の候補を提示する。さらに返信を待つ。
場合によっては10通以上のメールをやり取りして、ようやく一つの日程が決まる…。
これだけで1時間以上を費やすことも珍しくありません。
ましてや、顧客の予定と社内メンバーの予定を
突き合わせるとなると、調整はさらに複雑に…まさに時間泥棒です。

時間を取り戻すためには、
「全部自分でやる」という思い込みから抜け出す必要があります。
「成果に直結しない」と判断したタスクは、思い切って削る勇気も必要です。
あるいは、同僚や事務担当に委任することでも、負担が軽減できるでしょう。
また、繰り返し発生する作業は、ツールやシステムに置き換えるのが最も効果的です。

日程調整はまさに「仕組みに任せる」べきタスク。
Googleカレンダーなどと連携し、
候補を提示して相手に選んでもらう仕組みを作れば、やり取りは一瞬で終わります。
顧客にとっても「候補から選ぶだけ」の方が簡単ですし、
営業側も「気づいたら1時間消えた」というムダがなくなります。

そういった日程調整に関する「ムダ」を最小化するのが、
無料で使い始められる日程調整ツール『RICOHビジネスクラウド：アポ取り』です。

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クレジットカードの登録や面倒なセットアップは一切不要です。

日程調整を「仕組みに任せる」トライアルの選択肢として、ぜひ一度試してみてください。

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